Riunioni, lezioni, webinar. Attività ordinarimente svolte vis a vis che nella telecamera del pc rischiano di concretizzarsi in una noiosa delusione.
I tempi che viviamo hanno reso ordinaria una possibilità fino a ieri esistente ma piuttosto rara, e urgente una domanda: come si fa a garantire carattere, calore ed efficienza agli incontri professionali online?
La risposta è stata pubblicata da poco su un sito specializzato in comunicazione legale. La riportiamo integralmente.
1) Se sei il chairman, prevedi una scaletta, almeno di massima, e una presentazione dell'argomento e degli obiettivi del videomeetiing.
2) Comunica "le regole di ingaggio": l'ordine degli interventi e le relative modalità di prenotazione.
3) Rompi il ghiaccio per rendere meno ingessato il clima.
4) Presenta con nome cognome coloro che intervengono o, se non conosci, invita a presentarsi nel prendere la parola.
5) Adotta qualche accorgimento di "regia": guarda dritto in camera per stabilire il "contatto degli occhi" anche se virtuale; se devi leggere, alterna la lettura di un documento con lo sguardo in camera; fai in modo che la tua inquadratura sia confortevole per chi è dall'altra parte (insomma, evita di mettere in primo piano il tuo mento).
6) Se hai una presentazione con slide è ESSENZIALE realizzarle molto visual. Preparare slide che contengano solo testo, magari anche fitto, ti condanna alla noia degli astanti pure off line: figurarsi da remoto! Fai delle prove per assicurarti che le slide "girino" (io stessa sono incorsa in un incidente perché avevo lanciato il programma di webinar da un browser che non mi permetteva di farlo funzionare con Google drive).
7) Coinvolgi più che puoi! Fermati ogni tanto per chiedere se ci sono domande e interventi; se la riunione si protrae, prevedi dei break per sollecitare un po' di dibattito;
8) Non ti intimidire se non ricevi feedback. Di solito, dopo una riunione o lezione o speech off line, al termine riesci ad avere qualche feed-back da presone che si avvicinano per fare domande, formulare opinioni, chiedere il contatto. On line questo non può avvenire. Non ti preoccupare: se sei stato rilassato ed empatico, sarai stato senz'altro efficace.
9) Se sei proprio insicuro, testa la tua capacità in video meeting con amici.
10) L'empatia, ragazzi. E' la nostra forza (come human being!). Usiamola.
Organizzate una cena. Dovete scegliere cosa offrire, naturalmente. Che abbiate delegato la cucina o vogliate cimentarvi ai fornelli, quello che mangeranno i vostri ospiti parla dell'attenzione che riservate alle cose del mondo.
Le serre, l'allevamento intensivo e l'importazione dall'altro emisfero hanno annullato la schiavitù delle stagioni: senza riduzione sostanziale di quantità (basta affrontare i costi), tutto si trova: fragole a Natale, pomodori freschi sempre, arance a giugno.
Le cose cambiano, certo, e di solito cambiano in meglio: chi rimpiange il tempo in cui si ammazzava il maiale "di stagione", ne dimentica i tassi di mortalità infantile. Ma a patto di dedicare un centesimo del nostro tempo a scegliere ciò che mangiamo (senza subire passivamente la grande distribuzione, insomma), la varietà di prodotti dei nostri tempi ci offre l'imbarazzo del libero arbitrio gastronomico.
Alzi la mano chi non ha mai lasciato cadere nel carrello del supermercato una "ex primizia" (anche le primizie non sono più tali, visto che non si sa bene, oramai, prima o dopo cosa dovrebbero venire). Alzi la mano chi è riuscito ogni volta a razionalizzare la propria scelta indirizzandosi verso proteine animali ottenute senza forzare la natura delle bestie: non abbiamo mani da alzare, è evidente.
Tutto questo premesso, e aggiunto che le crociate non ci appartengono per cultura, crediamo che un piccolo sforzo verso una più attenta alimentazione - oltre a dare beneficio alla salute, è chiaro - rappresenti ormai un nuovo precetto di buona educazione. Non che si debba star dietro a tutto, però accostarsi pian piano all'idea che offrire vitelli all'estrogeno, spigole antibiotiche, mele anticrittogamiche eccetera eccetera, oltre a essere poco salutare sia anche poco bontòn - perdonateci! - ve lo consigliamo.
Insomma, anche una bella tavola apparecchiata, anche il piazzamento giusto, anche una conversazione impeccabile possono essere vanificati dall'offerta di un cibo "scorretto".
Verdura e frutta di stagione, piatti regionali, animali allevati con rispetto, prodotti di origine certificata. Non è difficile, anche senza spendere (tanto) di più. Al consumo, un uovo di galline torturate costa intorno a 0,20 euro. Se la gallina è stata allevata a terra (quindi oltre a vivere "un po' meglio" ha probabilmente assunto meno medicine, che altrimenti ritroveremo in tuorlo e albume) lo stesso uovo può arrivare a costare 0,35 euro. Si può fare, no?
A proposito, offrire una frittata non è affatto disdicevole. Una di asparagi di campo, magari, in questa stagione.
Nell'innaturale assenza di socialità dei giorni che viviamo, la pubblicazione di un libro per la formazione di aspiranti organizzatori di eventi può apparire al tempo stesso un azzardo e una manifestazione di fiducia. Ne parliamo sposandone gli auspici.
Si intitola Event Manager. Lo ha scritto (in inglese) e autopubblicato Daniela Liccardo. Si trova, gratuitamente, su Amazon in formato kindle (il cartaceo costa 13 euro). Dal libro abbiamo riassunto un decalogo di suggerimenti.
Una volta ottenuto un incarico (dal ricevimento di matrimonio al raduno di automobili, non importa se grande o piccolissimo) è indispensabile:
1) impiegare un tempo, pur breve, per capire che tipo di evento sia possibile realizzare, compatibilmente con quel che domanda il cliente; per farlo vanno raccolte tutte le informazioni necessarie in termini di possibilità, location, fornitori e relativi costi;
2) organizzare (a meno che - magari! - non se ne abbia già uno a disposizione) uno staff motivato e sereno con cui suddividere il lavoro, distribuendolo in maniera che ogni sezione faccia capo a una persona: sponsor - relatori e ospiti - iscritti - eccetera;
3) stilare una proposta comprensiva di budget ad hoc da far approvare al cliente e richiedere un acconto sulle spese (prima, è indispensabile individuare il target cui l’evento è diretto);
4) preparare un piano di comunicazione e di pubblicità adeguato, organizzare la comunicazione interna relativa a entrate e uscite di qualsiasi cosa (mailing list, lettere, materiali) predisponendo un archivio che permetta di aver sempre a disposizione ciò che serve;
5) realizzare e aggiornare una lista degli ospiti e dei relatori completo di informazioni relative a ogni categoria e a ciascuno dei partecipanti all’interno della propria categoria: viaggio, hotel, pick up, cena/pranzo, accompagnatori, allergie alimentari. Una lista in formato Excel è perfetta per ordinare facilmente qualsiasi “query” necessaria (quanti vegetariani, quanti voli da Madrid, quanti check in il primo giorno, quante partenze in anticipo eccetera).
6) recarsi sempre in sopralluogo ovunque (non sembri superfluo; anche se si conoscono già i posti, le poltrone di una sala convegni potrebbero essersi usurate, un titolare di ristorante invecchiato...). Per la scelta dei fornitori il prezzo è soltanto una delle componenti dell'offerta: qualità e professionalità sono requisiti fondamentali;
7) non lasciare nulla al caso. In corso d'opera le cose cambiano spesso, è normale, ma ogni imprevisto, se "appoggiato" su un piano oliato, può essere risolto. Più di tutto, qualsiasi cosa succeda NON BISOGNA MAI FARSI PRENDERE DAL PANICO. La calma di chi affronta il problema rappresenta la metà della soluzione;
8) curare ossessivamente la scelta del personale "il loco" (facchini, autisti, guide). Le hostess in particolare devono essere rassicuranti, indossare una divisa semplice, mai portare il tacco alto (a parte, ove necessario, la sera) preferibilmente usare lo stesso colore di rossetto/smalto e tenere i capelli legati;
9) non dimenticare che i dettagli sono molta parte del successo: i colori dei fiori, le alzate sui buffet, i centrotavola, la cartellonistica, la grafica dei programmi, degli inviti, dei menu. Atrettanto, non trascurare che il responsabile dell'evento è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via, mangia se può, siede se può...
10) (utilissima per il futuro) alla fine dell'evento ringraziare con lettere/email personalizzate tutti coloro che a diverso titolo vi hanno preso parte. Innanzitutto i collaboratori, quindi i fornitori, gli sponsor, i relatori...
A tutti buona fortuna, di cuore, e a presto.